自费赴德国留学申请者在办理因私普通护照时，必须向当地的主管公安机关提交下列有效材料：第一，德国高校或大学预备部的入学通知书或按规定提交入学申请的证明等；第二，有关主管教育部门出具的证明，如由上海市教委出具的“具有大学和大学以上学历人员自费出国学习审核证明信”（大学两年纪以下在读生可免交）。此外，办理因私出国护照还需出示身份证、户籍证明，同时提交近期护照用照片5张。从1998年3月20日起，上海市申请出国护照者提交的照片，必须是本人近期正面免冠彩色照片，规格为40毫米×32毫米，光面相纸，图象清晰。黑白照片和一次成像不能使用。 有关公安机关在批准颁发护照的同时，附发出境登记卡。已领取因私出国护照者，在首次出境前变更出境事由或变更前往国家的情况下，需换领出境登记卡。由其他事由（如探亲、访友）变更为以留学为出境目的护照持有者，在换领出境登记卡时，须出示前往国的有效签证，同时须递交所在单位意见（如有关教委的”自费留学审核证明“）以及已经注销户口的证明，或凭入学通知书强望发放护照机关变更出国目的，然后再去德国驻华使领馆办理留学签证。 在材料及手续齐备的情况下，上海市申领因私普通护照的时间不超过15个工作日，费用为119元人民币（护照费100元、复印费6元和递送费13元）。上海市负责签发自费出国留学护照的机关是上海市公安局出入境管理处，有关地址等请见本书附录。