申请表格可以在国内教育部或主管奖学金的有关部门得到。瑞士驻中国的外交机构可提供更多信息；申请资料务必在截止期内（一般情况下每年10月底截止）一式三份递交给有关国家机构。
个人资料必须包括以下文件并以如下的顺序排列：
申请表（联邦奖学金委员会的申请表格：可在所在国专门负责外事奖学金的国家机构领取）；具体地址请咨询瑞士驻当地大使馆；
高中毕业证书或与高中毕业证书等值的其他学校毕业证复印件（艺术专业学员除外）；
所有就读过的大、专院校的毕业证（附成绩单）的复印件；艺术系学员：所有就读过的音乐学院、音乐专科院校或艺术职业学校的毕业证书（附成绩单）的复印件；
两封大学教授的推荐信；
在瑞士的学习或科研所详细计划内容；
个人简历；
一封瑞士大学教授的证明信，证明预计的科研项目可在其大学实施；
一份医生健康证明（可填写在联邦奖学金委员会的申请表格上）；
其他相关材料（如语言水平证明）。
申请艺术奖学金的学员还需附上以下资料：
学习绘画，版画及雕塑的学员：三张作品照片和一些作品草图及出品时间；
进修演奏及指挥的音乐系学员：三个不同风格的代表作品的高质量的录音带（作曲系学员另附代表作总谱）。
通常情况下，奖学金申请是否被批准，会在每年的五月份得到通知。
