ASSIST办公地点在柏林，于2004年5月1日开始受理外国学生申请工作， 届时申请其成员院校的材料都须寄往柏林。在柏林集中审核认证后，符合条件者的材料由ASSIST转给其希望就读的院校，各院校根据申请者的情况及本校实际情况决定是否接收，最终决定权在校方，录取通知书由校方发而不是ASSIST。目前ASSIST的成员院校已超过100所，具体的名单以及申请程序请参见ASSIST网页。
德国的法规和文化有时候会让外国留学生感到无所适从，这时候该怎么办呢？
一项新的条例规定，高校须设立投诉办公室，为留学生解除这方面的困扰。目前，专家们正在讨论怎样具体实施这项条例。这有一个典型的案例：一位留学生曾向汉诺威大学（Leibniz Universitt Hannover)的监察员克劳斯哈泽曼（Klaus Hasemann）教授求助。这位留学生觉得自己受到了歧视，无法参与团队活动，原因是因为他无法接受男女在同一个团队中工作。哈泽曼倾听了这位学生的苦恼，并与涉及此事的院系代表们进行了一次谈话。这位学生应该更加宽容的看待男女的不同，院系也应从另一角度看待问题。“通过努力，问题得到顺利解决”，哈泽曼博士说。
从2010年5月起，即哈泽曼从数学物理学院院长的职位上退休后不久，就接受了一个名誉职位，该职位的正式名称为“教学条件监察专员”（Ombudsperson zur Sicherstellung guter Studienbedingungen）。哈泽曼的职责是倾听并处理留学生遇到的问题、苦恼和投诉。汉诺威大学签署了《国家留学生法规》（Nationaler Kodex für auslndische Studierende），因此有义务建立此类部门。2009年，德国高校校长会议（HRK）通过了《在德留学生国家行为守则》，其中明确了为外国学生提供的辅导、咨询的标准，以及入学条件和外国学生的就业规定。另外还包括设立投诉机构。迄今为止共有122所高校签署了此协议。）
虽然很多高校签署了条例并设立了相关机构，不过处理问题的方式却各有不同。在汉诺威大学，哈泽曼还有一位兼职的女同事协助他。无论是德国学生还是外国学生，哈泽曼都必须给予帮助。以前，这项工作每周只需花上一个工作日，而现在哈泽曼需要更多的时间来处理问题。在第一年中，约有一百位在校学生向哈泽曼求助，不过在第二年这个数字大幅上升。这并不是因为学生们的不满和麻烦越来越多，“更多的人知道了我们这个机构”，哈泽曼说。他将他的机构定义为“当其他人无法提供帮助时，由我们协调矛盾冲突。”
虽然很多高校签署了条例并设立了相关机构，不过处理问题的方式却各有不同。在汉诺威大学，哈泽曼还有一位兼职的女同事协助他。无论是德国学生还是外国学生，哈泽曼都必须给予帮助。以前，这项工作每周只需花上一个工作日，而现在哈泽曼需要更多的时间来处理问题。在第一年中，约有一百位在校学生向哈泽曼求助，不过在第二年这个数字大幅上升。这并不是因为学生们的不满和麻烦越来越多，“更多的人知道了我们这个机构”，哈泽曼说。他将他的机构定义为“当其他人无法提供帮助时，由我们协调矛盾冲突。”
学生来自哪里并不重要，解决问题才是关键
但汉诺威大学国际处的负责人比尔吉特巴登（Birgit Barden）女士认为，专门设一位留学生监察员“并不可取”，因为这本身就是一种“正面的歧视”。事情的重点并不是学生的地位或来自何处，而是他们遇到了什么问题。大学的国际处已经设立了几十年，而监察员则是新鲜事物。因此有很多学生仍然先向办事处求助，办事处再把学生介绍到哈泽曼哪里。这两个机构也是合作的关系。
由于汉诺威大学坚持“不区分对待留学生与德国本国学生”，所以没有进行学生国籍的统计，达姆施塔特技术大学的处理方式则完全不同。11年前，约瑟夫吕策尔（Josef Rützel）教授设立了一个只为外国留学生服务的申诉机构。吕策尔同时还担任职业教育名誉教授。他认为，将国内外学生加以区分还是有意义的。因为留学生遇到的问题一般比较特殊，例如有关居留权的问题。对于一位只能在某个规定时间段内留居德国的学生而言，如果考试不及格会造成很大麻烦。
但汉诺威大学国际处的负责人比尔吉特巴登（Birgit Barden）女士认为，专门设一位留学生监察员“并不可取”，因为这本身就是一种“正面的歧视”。事情的重点并不是学生的地位或来自何处，而是他们遇到了什么问题。大学的国际处已经设立了几十年，而监察员则是新鲜事物。因此有很多学生仍然先向办事处求助，办事处再把学生介绍到哈泽曼哪里。这两个机构也是合作的关系。
由于汉诺威大学坚持“不区分对待留学生与德国本国学生”，所以没有进行学生国籍的统计，达姆施塔特技术大学的处理方式则完全不同。11年前，约瑟夫吕策尔（Josef Rützel）教授设立了一个只为外国留学生服务的申诉机构。吕策尔同时还担任职业教育名誉教授。他认为，将国内外学生加以区分还是有意义的。因为留学生遇到的问题一般比较特殊，例如有关居留权的问题。对于一位只能在某个规定时间段内留居德国的学生而言，如果考试不及格会造成很大麻烦。
吕策尔很重视他的特殊工作网络。他不仅与自己的大学同事和考试机构合作，还跟移民局、联邦劳动局、黑森州州议会请愿委员会保持工作上的联系。“知道有哪些人或机构比我更能帮上忙，这点很重要”，吕策尔说。例如涉及留学生医疗保险的问题，大学生服务中心的工作人员会更在行。另外一个因素是留学生的诉求区别于本土学生：外国学生通常缺乏非官方的信息渠道，而大多数德国学生不会遇到这样的问题。
吕策尔认为专门的监察人员比在大学常设的申诉机构更有优势。学校中的很多问题都与个人的苦恼分不开的，例如有些留学生由于不清楚自己的居留证属于何种性质而造成麻烦，导致学业水平受影响。这种情况下，设立一个思路开阔的，不局限于学习成绩的咨询机构变得格外重要。
每周，吕策尔都会抽出大约两小时来处理监察员的工作。还有一名学生助理协助他。他预计，这样一个机构每年的开支约为2000欧元。与汉诺威大学的哈泽曼一样，吕策尔也认为让教授担任这个职位有很多好处。“我们了解学校的结构和工作流程，我们也能够与同事们平等对话。”
吕策尔认为专门的监察人员比在大学常设的申诉机构更有优势。学校中的很多问题都与个人的苦恼分不开的，例如有些留学生由于不清楚自己的居留证属于何种性质而造成麻烦，导致学业水平受影响。这种情况下，设立一个思路开阔的，不局限于学习成绩的咨询机构变得格外重要。
每周，吕策尔都会抽出大约两小时来处理监察员的工作。还有一名学生助理协助他。他预计，这样一个机构每年的开支约为2000欧元。与汉诺威大学的哈泽曼一样，吕策尔也认为让教授担任这个职位有很多好处。“我们了解学校的结构和工作流程，我们也能够与同事们平等对话。”
应该设立类似的咨询机构 但必须向全体学生开放
伊冯娜盖德克（Yvonne Gaedke）则持完全不同的观点。这位商学硕士考在不伦瑞克大学的经济信息学院研究这个课题，她认为让教职人员参与投诉机构的事务存在弊端：“如果某位工作人员收到对自己同事的投诉，那么他得对同事进行评估和协调，这样会让这位其陷入两难的境地。”此外，监察员对类似抑郁症之类的心理问题也缺乏必要的专业知识。
设立一个为全体学生服务的专业咨询机构更有意义，盖德克说。“重要的是能集中保存那些投诉信息。”这样就可以分门别类，并且让其他机构都能共享这些信息。 必要时可以将外国学生的投诉专门归类，让国际处的工作人员协同处理。
伊冯娜盖德克（Yvonne Gaedke）则持完全不同的观点。这位商学硕士考在不伦瑞克大学的经济信息学院研究这个课题，她认为让教职人员参与投诉机构的事务存在弊端：“如果某位工作人员收到对自己同事的投诉，那么他得对同事进行评估和协调，这样会让这位其陷入两难的境地。”此外，监察员对类似抑郁症之类的心理问题也缺乏必要的专业知识。
设立一个为全体学生服务的专业咨询机构更有意义，盖德克说。“重要的是能集中保存那些投诉信息。”这样就可以分门别类，并且让其他机构都能共享这些信息。 必要时可以将外国学生的投诉专门归类，让国际处的工作人员协同处理。
吕内堡大学（Leuphana-Universitt Lüneburg）设立了一个介于专业咨询机构与监察员之间的机构。捷斯莱恩克（Thies Reinck）作为为学生服务的非全职监察人员，工作时间为全职的75%。 这所大学里另外两名监察人员分别由一名学校的女教授和一名学术工作人员担任。29岁的莱恩克在入职监察员的前一年在吕内堡大学研习文化科学，他现在还负责留学生投诉机构的工作。
莱恩克与国际办事处合作解决留学生遇到的问题，留学生遇到问题后一般会首先咨询国际办事处。不过，他认为自己的工作更广泛一些：他协调学生议会，学生委员会，学生专业团体和有话说的学生与学校领导层建立联系。莱恩克相信，通过深入交流，很多矛盾冲突都能被提前发现并得到妥善处理。
莱恩克与国际办事处合作解决留学生遇到的问题，留学生遇到问题后一般会首先咨询国际办事处。不过，他认为自己的工作更广泛一些：他协调学生议会，学生委员会，学生专业团体和有话说的学生与学校领导层建立联系。莱恩克相信，通过深入交流，很多矛盾冲突都能被提前发现并得到妥善处理。
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